As 5 principais recomendações para o Digital Workplace

No momento em que nos encontramos, o número de empresas que opta por manter o trabalho remoto é cada vez maior e com isso arrasta a necessidade de implementação de ferramentas para ser possível manter o digital workplace. No entanto, preparar uma empresa para esta forma de trabalho vai muito mais além do que implementar tecnologias. É essencial fazer algum estudo prévio e preparar os funcionários para tal. Neste sentido e segundo um contudo produzido pela MediaNext e pela Cilnet, referimos as 5 principais medidas a ter em conta aquando a implementação desta maneira de funcionamento nas empresas:

 

5 principais recomendações para preparar a sua organização para o digital workplace

Perceber o funcionamento da organização

É essencial perceber todos os mecanismos que estão por trás das funções da sua empresa para ser possível entender quais os dados que estão armazenados e que podem ser acedidos remotamente e quais as informações e softwares que os colaboradores necessitam de ter acesso.

 

A cultura e mentalidade da organização deve estar em concordância com esta mudança

A maioria dos gestores ainda acreditam que os colaboradores são menos produtivos estando a trabalhar a partir de casa, talvez em parte por acharem que não têm tanto controlo ou os colaboradores estando num ambiente mais “relaxado” acaba por facilitar mais.
Apesar de estar comprovado que isso não é verdade e existir inúmeras formas de controlar o número de horas dos colaborados é essencial definir deadlines e deliverables que precisam de cumprir. Antes sequer de qualquer mecanismo para controlar os seus colaboradores, a boa gestão, a comunicação e a monitorização dos projetos é meio caminho andado para que esta forma de trabalho resulte com sucesso.

 

Disponibilização ao acesso e remoto e padronização das ferramentas/sistemas

O acesso remoto pode ser feito de várias formas: ou através de uma VPN (rede virtual privada) ou através de soluções por cloud e que posteriormente podem ainda ser complementadas por ferramentas de colaboração que facilitam a comunicação entre todos os colaboradores.
Nesta etapa o mais importante é padronizar as ferramentas/sistemas escolhidos pela empresa.

 

Manter os dados e os sistemas de organização seguros e confidenciais

Esta etapa torna-se mais fácil de ser cumprida através da resposta às seguintes perguntas:

  • Que sistemas poderão ser acedidos remotamente?
  • Que nível de permissão terão os colaboradores?
  • A partir de que dispositivos poderão aceder?
  • De que forma vai ser armazenada e compartilhada a informação da empresa?

Aliado a estas perguntas, é crucial que a organização reforce a sua cibersegurança e eduque os seus funcionários sobre as melhores práticas que visam evitar ataques de phishing, vírus e outros tipos de malware.

 

Em suma, a pandemia COVID-19 veio acelerar a adoção do digital workplace, no entanto as empresas devem em simultâneo refletir sobre a forma como se vão preparar para o futuro digital, uma vez que, progressivamente as organizações deverão cada vez menos depender da centralização e da potencial vulnerabilidade dos seus recursos.