Está preparado para a Fatura Eletrónica?

A partir de 18 de Abril de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

 

A Fatura Eletrónica surge como uma obrigação legal e assume-se em Portugal como a transformação digital, processual e funcional.

 

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standardeuropeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

 

O que não é uma fatura eletrónica:

Envio de faturas exclusivamente em PDF para os clientes, não é uma fatura eletrónica. Para além do PDF os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas:

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standardde fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.

 

Que elementos devem constar da fatura eletrónica?

O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:

  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Totais da fatura;

 

É essencial para a sua empresa saber todas as especificações desta norma europeia?

Não necessariamente, desde que o software que usa para faturação esteja preparado para responder a estas exigências comunitárias, gerando e transmitindo a fatura no formato requerido.

 

Quais as vantagens?

  • Harmonizar a faturação da contratação pública europeia, simplificando os contratos transfronteiriços;
  • Permite simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade dos processos;
  • Diminuição de custos e recursos utilizados – As faturas eletrónicas podem representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio

 


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